Tutorial — Correspondência X

Passo 1

Tela inicial

É por aqui que tudo começa. Quem já tem cadastro entra com o e-mail, o WhatsApp ou o login e a senha; quem ainda não tem cadastro escolhe um dos dois botões verdes.

1
Entrar No mesmo campo vale o e-mail, o WhatsApp com DDD (de quem se cadastrou sem e-mail) ou o login da portaria. Marque "Lembrar login e senha" para não precisar digitar toda vez.
2
Esqueci a senha Esqueceu? Toque aqui, digite o e-mail com que você entra e receba o link para criar uma senha nova. Sem e-mail, ou se não chegar, peça ao síndico: ele volta a sua senha para 123456.
3
Portaria A portaria entra com o login que o síndico criou — só letras minúsculas e números, como portaria1 — e a senha de 6 números. Depois de 5 senhas erradas, a entrada trava por 15 minutos.
4
Cadastrar Condomínio Para o síndico criar o condomínio numa tela só, sem CNPJ, e testar grátis por 7 dias.
5
Cadastro do Morador Para o morador se cadastrar sozinho. O jeito mais fácil é o QR Code da portaria ou do bloco, que já abre no condomínio certo.

Passo 2

Cadastrar condomínio

Para o síndico. Uma tela só, sem CNPJ, e você já entra. Depois, uma pergunta por tela monta o condomínio: blocos, apartamentos e portaria.

Cadastro do condomínio numa tela só: nome do condomínio, seu nome, WhatsApp, e-mail e senha

1 Cadastro em uma tela

Nome do condomínio, o seu nome, WhatsApp, e-mail e uma senha. Toque em "Cadastrar e começar": você já entra, sem precisar fazer login de novo.

Pergunta Como se chama o bloco: por número, por letra, cada bloco tem um nome ou sem blocos

2 Os blocos

Como o bloco se chama — por número, por letra ou um nome para cada — e quantos são: o sistema completa os nomes. Nomes próprios, como Washington ou Moraes, entram um por um, no botão +.

Prévia dos apartamentos deduzidos a partir do primeiro e do último

3 Os apartamentos

Informe só o primeiro e o último (ex.: 101 e 406). O sistema monta o resto e mostra antes de gravar. Fora do padrão? Digite a lista à mão.

Tela final com o login e a senha da portaria e o botão para compartilhar o acesso

4 A portaria

Dê um nome à portaria, confira o login (já vem pronto) e crie a senha de 6 números. No fim, Compartilhar o acesso com a portaria manda pelo WhatsApp o link, o login, a senha e o guia da portaria.

Teste grátis: são 7 dias. A partir do 5º dia aparece o aviso no painel; o CNPJ (ou o CPF, se o condomínio não tiver) só é pedido se você contratar. Nada é bloqueado de repente.

Passo 3

Cadastro do morador

O próprio morador faz o cadastro pelo celular. Ele aponta a câmera para o QR Code da portaria (todos os blocos) ou do bloco dele (só aquele bloco) e segue o passo a passo.

Lista de blocos do condomínio para o morador escolher

1 O bloco

Escolhe o bloco e confirma. Pelo QR Code do bloco, essa parte já vem pronta.

Apartamentos do bloco para o morador tocar no dele

2 O apartamento

Toca no apartamento dele e confirma: "Se esse não é o seu apartamento, cancele e altere para o seu apartamento". Se não estiver na lista, digita — aí o síndico confirma antes de liberar.

Dados do morador: nome, e-mail opcional e WhatsApp

3 Seus dados

Nome, WhatsApp com DDD — é por ele que chega o aviso de correspondência — e e-mail, que é opcional.

O morador escolhe o perfil: proprietário, locatário, dependente, funcionário ou outro

4 O perfil e a senha

Escolhe o perfil: proprietário, locatário, dependente, funcionário ou outro — sem escolher, o cadastro não segue. Depois, uma senha de no mínimo 6 caracteres, digitada uma vez só.

Depois de finalizar: se o condomínio deixa o cadastro livre e o apartamento veio da lista, o morador já entra. Se o síndico ligou a chave "Aprovação dos moradores" (no alto do painel), o cadastro espera a aprovação. Sem e-mail, o síndico sempre valida: o morador recebe o aviso no WhatsApp, mas não no e-mail, e entra com o WhatsApp e a senha.

Parte 2 do guia

Cadastros

Com o condomínio criado, o síndico, o responsável ou a administradora entra no sistema e monta a estrutura do condomínio. É essa base que faz o registro das correspondências funcionar.

Blocos Moradores Porteiros Responsáveis

Painel do responsável com o bloco Gestão de cadastros e configurações

Passo 4

Onde ficam os cadastros

Ao entrar, o síndico ou o responsável cai no painel do condomínio. O bloco verde Gestão de cadastros e configurações reúne todos os cadastros do sistema.

1
BlocosBlocos, torres ou setores do condomínio. Cadastre antes dos moradores: cada unidade fica ligada a um bloco.
2
MoradoresLista completa dos moradores, para cadastrar na mão, buscar (pelo nome, apartamento ou e-mail), editar e excluir. Morador esqueceu a senha? Toque em Resetar senha: ela volta para 123456. Trocar depois é opcional, em Minha conta.
3
PorteirosO acesso de cada porteiro: login simples (só letras minúsculas e números) ou e-mail, e a senha. Enviar acesso manda tudo pelo WhatsApp; Resetar senha volta para 123456.
4
AprovarLibera os moradores que se cadastraram sozinhos. Quem veio sem e-mail aparece com o aviso: Validar ou Permitir só com e-mail. É a fila do contador "Pendentes". O cadastro rejeitado fica marcado em vermelho, fora do contador; para apagar, toque em Excluir.
5
MensagensAjusta o texto que o morador recebe quando chega correspondência.
6
Link CadastroCompartilha o link de cadastro do condomínio para os moradores se cadastrarem sozinhos.
7
QR CodesUm QR Code para a entrada e um para cada bloco, com cartaz para imprimir, e a mensagem pronta para o grupo de WhatsApp do condomínio.
8
ConfiguraçõesA chave "Aprovação dos moradores" (a mesma do alto do painel) e a frase no fim das mensagens de WhatsApp. O login e a senha da portaria ficam em Porteiros.
9
ImpressãoMonta a lista de moradores pronta para imprimir.

No painel: enquanto faltar algo para o condomínio começar (blocos, portaria, moradores), aparece a lista do que falta, cada item com o botão que resolve. O botão verde Acessar como portaria mostra como a portaria envia os avisos de correspondência.

No alto da tela: os números do condomínio — blocos, moradores e cadastros pendentes — e os botões WEB, COLUNA e CELULAR, que só mudam o jeito de mostrar as listas. Logo abaixo, a chave Aprovação dos moradores: ligada, todo cadastro de morador espera o síndico aprovar; desligada, o morador entra na hora.

Passo 5

Funções do dia a dia

Logo abaixo dos cadastros ficam os quatro botões usados todos os dias na portaria.

1
Novo AvisoO aviso de correspondência completo. Gera QR Code e número de protocolo e guarda quem enviou, para qual morador, data e hora, a foto e a descrição da correspondência.
2
Avisos RápidosO caminho mais curto para avisar o morador pelo WhatsApp: foto, número de protocolo e descrição, com quem enviou, data e hora.
3
Registrar RetiradaUse na hora da entrega: nome de quem está retirando, unidade, assinatura do porteiro e do morador e, se quiser, foto da entrega. Fica tudo salvo e o recibo vai para o WhatsApp e o e-mail do morador.
4
Avisos EnviadosO histórico completo: cada aviso e cada retirada com foto, protocolo, data, assinatura e quem retirou. É aqui que se tira dúvida e se puxa relatório.

Envio inteligente: o sistema procura o WhatsApp do morador e manda sozinho o link, o PDF, o QR Code e o e-mail.

Parte 3 do guia

Novo aviso

O registro completo da correspondência que chegou na portaria. São duas telas: quem vai receber e os detalhes da encomenda.

Destinatário Local de retirada Descrição Foto

Passo 6

Registrar uma encomenda

No botão Novo Aviso abre a tela Nova Encomenda. Preencha de cima para baixo e toque em Registrar Entrada.

Tela Nova Encomenda com os campos de condomínio, bloco, morador e local de retirada

1 Para quem é a encomenda

Escolha o condomínio, o bloco e o morador — a lista de blocos e moradores é a que foi cadastrada antes. Em Local de Retirada fica onde a correspondência vai ficar guardada, normalmente a portaria. No alto, o botão Mensagem WhatsApp abre o texto que o morador vai receber, caso queira mudar.

Novo, em fase de teste: o botão Leitura das informações do morador, acima do condomínio, abre a câmera. Fotografe a etiqueta da encomenda e o sistema lê o nome, o bloco e o apartamento e já escolhe o bloco e o morador; a foto entra também no registro. Se houver mais de um morador possível, ele mostra os nomes para você tocar no certo. Confira sempre antes de registrar.

Parte final da tela Nova Encomenda, com observação, foto da encomenda e o botão Registrar Entrada

2 Detalhes, foto e envio

Em Detalhes / Observação descreva o que chegou (caixa grande, envelope do banco). A foto é opcional e o sistema já reduz o tamanho sozinho. Para terminar, toque em Registrar Entrada.

O que acontece depois: o sistema cria o número de protocolo e o QR Code e manda o aviso para o morador no WhatsApp e no e-mail, com a foto, o link e o PDF da etiqueta.

Parte 4 do guia

Avisos rápidos

Quando a portaria está cheia e a correspondência é simples, este é o caminho curto: encontrar o morador e tocar em Avisar.

Buscar morador Escolher o bloco Avisar

Passo 7

Avisar em poucos toques

O aviso rápido usa a mesma lista de moradores dos cadastros. São três telas até a mensagem sair.

Tela Avisos Rápidos com os botões Histórico e Configurar Mensagem WhatsApp

1 A tela de avisos rápidos

Em Histórico ficam os avisos já enviados por aqui. Em Configurar Msg WhatsApp você escreve o texto que o morador vai receber — vale para todos os próximos avisos.

Busca por nome e lista de blocos do condomínio

2 Achar o morador

Digite o nome em Buscar Morador ou desça e escolha o bloco. Os blocos que aparecem são os que foram cadastrados na Parte 2.

Lista de moradores do bloco com o botão Avisar em cada apartamento

3 Tocar em Avisar

A lista mostra apartamento, nome e telefone. Toque em Avisar e a mensagem sai para o WhatsApp do morador com foto, protocolo e descrição, além de quem enviou, data e hora.

Diferença para o Novo Aviso: o aviso rápido é para o dia a dia corrido. Quando a correspondência precisar de QR Code, etiqueta em PDF e registro completo, use o Novo Aviso.

Parte 5 do guia

Registrar retirada

Quando o morador vem buscar a correspondência, a retirada é dada como baixa em quatro telas — da busca até as assinaturas.

Encontrar a encomenda Quem retirou Assinaturas

Passo 8

Dar baixa na entrega

Tudo o que foi registrado fica em Pendentes até alguém retirar. A baixa guarda quem retirou, a foto e as duas assinaturas.

Tela Registrar Retirada com as abas Pendentes e Histórico, leitor de QR Code e busca

1 Achar a correspondência

Em Pendentes ficam as que ainda não foram retiradas; em Histórico, as já entregues. Use Ler QR Code na etiqueta ou busque por nome, protocolo ou apartamento.

Lista de correspondências pendentes com protocolo, morador e apartamento

2 Abrir o registro

Cada cartão mostra o protocolo, o morador, o apartamento e quantos avisos já foram enviados. Toque em Clique para registrar saída.

Formulário com nome de quem retirou, CPF, telefone, foto e observações

3 Quem está retirando

O nome é obrigatório; CPF, telefone, foto e observações são opcionais — úteis quando quem busca não é o morador. Se o morador autorizou outras pessoas, os nomes aparecem prontos para tocar. Depois, Próximo: Assinaturas.

Tela de assinaturas digitais do morador e do porteiro

4 Assinar e concluir

A assinatura de quem retirou é feita na própria tela e é obrigatória; a do porteiro completa o comprovante. Salve e a correspondência sai dos pendentes.

Fica registrado: data, hora, nome, foto e assinaturas ficam guardados no histórico — é o comprovante da entrega se alguém questionar depois.

Parte 6 do guia

Avisos enviados

Cada movimento gera um documento com a identidade do condomínio: um quando a correspondência chega e outro quando ela é retirada.

Aviso de chegada Recibo de retirada

Passo 9

O que o morador recebe

Os dois documentos chegam pelo WhatsApp e pelo e-mail, e ficam guardados no sistema para consulta a qualquer momento.

Documento Aviso de Chegada com destinatário, protocolo, local de retirada, foto e QR Code

1 Aviso de chegada

Sai assim que a correspondência é registrada. Traz o morador, a unidade, o protocolo, o local de retirada, a foto do pacote e o QR Code que o morador apresenta na portaria.

Documento Recibo de Retirada com dados da entrega, assinaturas e código de validação

2 Recibo de retirada

Sai depois da baixa. Mostra quem retirou, data e hora, o porteiro responsável, as assinaturas, a foto e um código de validação digital.

Por que isso importa: os dois documentos são a prova de que o condomínio avisou e de que a entrega foi feita — com data, hora e assinatura. É o que resolve a discussão de "não me avisaram" ou "nunca recebi".

E mais: a página do aviso mostra as outras correspondências que esperam o morador e o convite para receber os próximos avisos no celular. No app, o morador escolhe quem pode retirar por ele. Quem não retirou em 48 horas recebe um lembrete por e-mail, uma vez só.

Diferenciais

Principais diferenciais

O que o Correspondência X faz e a planilha, o caderno da portaria e os grupos de WhatsApp não fazem.

WhatsApp e e-mail

Cada aviso sai pelos dois canais ao mesmo tempo, com foto, protocolo e link — o morador recebe onde ele já olha.

Registro e leitura por QR Code

Cada correspondência ganha um QR Code na etiqueta. Na retirada, a portaria lê o código e acha o registro na hora.

Portarias e porteiros ilimitados

Cadastre quantas portarias o condomínio tiver e quantos porteiros forem necessários, sem cobrança por usuário.

Perfil de portaria e de sala de correspondência

A sala de correspondência tem cadastro e perfil próprios, separados da portaria — cada equipe entra na sua tela.

Planos

Quanto custa

Mensalidade fixa, sem taxa de instalação. Moradores, porteiros, avisos e fotos são ilimitados nos dois planos.

Condomínios até 300 unidades

R$ 199,00 /mês

Uso ilimitado para condomínios até 300 unidades, com mensagens ilimitadas e moradores ilimitados.

Acima de 300 unidades

R$ 299,00 /mês

Também para administradoras, empresas de facility e terceirização, com uso ilimitado.

Uso ilimitado em até 20 condomínios.

Fim do guiaDa chegada da correspondência ao recibo assinado, todo o caminho fica registrado no Correspondência X.